Kategorie: UX i UI , Przywództwo i komunikacja w zespole
O szkoleniu
Pismo, komunikat o naborze, odpowiedź na reklamację czy regulamin usługi mogą być poprawne i kompletne, a mimo to niezrozumiałe. Wtedy ludzie dzwonią z pytaniami, popełniają błędy we wnioskach i tracą zaufanie do nadawcy. Na tym szkoleniu uczymy pisać tak, żeby odbiorca za pierwszym razem znalazł to, czego szuka, zrozumiał to i wiedział, co ma zrobić. Zaczynamy od perspektywy odbiorcy i struktury tekstu: co wie nadawca, a co odbiorca naprawdę musi wiedzieć, dlaczego nadmiar informacji utrudnia przekaz i jak ułożyć tekst według schematu: co się dzieje, dlaczego, co z tego wynika i co trzeba zrobić. Dopiero potem przechodzimy do zdań i słów. Pracujemy według zasad prostego języka, także normy ISO 24495-1.
Po szkoleniu:
- oddzielisz to, co sam wiesz, od tego, co odbiorca musi wiedzieć, i postawisz najważniejszą informację na początku,
- uporządkujesz długi tekst według schematu: co się dzieje, dlaczego, co z tego wynika i co zrobić,
- rozpoznasz kilkanaście typowych barier w tekstach urzędowych i firmowych, od „rzeczowników zombie” po zdania na pół strony, i będziesz wiedzieć, jak je usunąć,
- napiszesz pismo, komunikat lub instrukcję prostym językiem, bez utraty precyzji i bez pomijania tego, czego wymagają przepisy,
- użyjesz asystenta AI do upraszczania tekstów i sprawdzisz, czy po drodze czegoś nie zgubił,
- przygotujesz zasady i wzorce, z których może korzystać cały zespół.
Szkolenie trwa dwa dni, obejmując całą pracę nad tekstem: od myślenia z perspektywy odbiorcy i porządkowania informacji, przez zdania i słowa, po różne rodzaje tekstów. Duża część czasu to ćwiczenia: przepisujemy, skracamy i porządkujemy pisma, komunikaty, instrukcje i teksty na stronę, a potem omawiamy je z trenerem. Na tych zajęciach nie zajmujemy się natomiast samą ortografią ani interpunkcją, bo tego uczy już wiele innych szkoleń. Nam chodzi o to, aby tekst był zrozumiały. Omawiamy też dostępność i język inkluzywny, ton komunikacji instytucji lub firmy oraz pracę z AI: jak przekazać asystentowi AI zasady prostego języka i jak sprawdzić, czy niczego nie zgubił.
Dla grup na zamówienie, ćwiczenia możemy oprzeć na tekstach zamawiającego – przed szkoleniem trener zbiera kilka typowych pism lub komunikatów i na nich pracuje z grupą. Jeśli piszesz teksty do aplikacji i serwisów internetowych, takie jak przyciski, formularze czy komunikaty o błędach – zobacz inny program: UX Writing w praktyce.
Szkolenie jest dla wszystkich, którzy piszą do ludzi spoza swojej branży, w urzędach i w firmach: pracowników ministerstw, urzędów, agencji i innych instytucji publicznych, pracowników banków, ubezpieczycieli, firm energetycznych i telekomunikacyjnych, którzy przygotowują dla klientów pisma, umowy, regulaminy i informacje o produktach, specjalistów ds. komunikacji, promocji i marketingu, redaktorów stron www, pracowników obsługi klienta, reklamacji i sekretariatów, osób z działów prawnych i compliance, a także liderów prostego języka i osób, które wdrażają go w swojej organizacji.
Czas trwania
2 dni
Program
- Prosty język: po co i na jakich zasadach
- Czym jest prosty język, a czym nie jest: mity o infantylizacji i nieprecyzyjności
- Cztery zasady normy ISO 24495-1: tekst istotny dla odbiorcy, łatwy do znalezienia, zrozumiały i użyteczny
- Prosty język w administracji i w firmach: zalecenie Szefa Służby Cywilnej, wymagania dostępności
- Koszty niezrozumiałych tekstów: telefony, błędne wnioski, reklamacje, utrata zaufania
- Jak sprawdzać zrozumiałość tekstu: narzędzia (np. Jasnopis) i szybki test z odbiorcą
- Odbiorca i cel tekstu
- Co wie nadawca, a co musi wiedzieć odbiorca
- Kim jest odbiorca, w jakiej jest sytuacji i o co zapyta
- Jeden główny cel tekstu: czego oczekujemy od odbiorcy po przeczytaniu
- Schemat: co się dzieje → dlaczego → co z tego wynika → co trzeba zrobić
- Ćwiczenie: wyciągnięcie sedna z długiego opisu
- Selekcja i struktura informacji
- Dlaczego nadmiar informacji osłabia przekaz
- Najważniejsze na początku: odwrócona piramida w pismach i komunikatach
- Co zostawić w tekście, co przenieść do załącznika, a co pominąć
- Nagłówki, krótkie akapity, listy, tabele i instrukcje krok po kroku
- Ćwiczenie: przebudowa długiego tekstu
- Zdanie i słowo
- Długość i budowa zdań, jedno zdanie, jedna myśl
- Strona czynna zamiast biernej, czasowniki zamiast rzeczowników odczasownikowych
- Kancelaryzmy, żargon, skróty i terminy fachowe: kiedy usunąć, a kiedy wyjaśnić
- Liczby, daty, kwoty i terminy w tekście
- Bezpośredni zwrot do odbiorcy
- Ćwiczenie: upraszczanie zdań z prawdziwych pism
- Typy tekstów w praktyce
- Pismo i odpowiedź na pismo: elementy obowiązkowe i granice upraszczania, precyzja prawna
- Wezwanie, odmowa, zła wiadomość: jak przekazać trudną informację
- Komunikat, ogłoszenie o naborze, informacja o programie, produkcie lub usłudze
- Instrukcja i procedura z perspektywy osoby, która ją wykonuje
- Tekst na stronę www i pytania z odpowiedziami (FAQ)
- E-mail służbowy
- Dostępność i język inkluzywny
- Komunikacja z szacunkiem dla różnych odbiorców, unikanie stereotypów i sformułowań wykluczających
- Neutralne formy językowe i formy osobowe: możliwe rozwiązania i decyzja organizacji
- Odbiorcy o różnych potrzebach: osoby starsze, osoby z niepełnosprawnościami, osoby słabiej znające polski
- Tekst łatwy do czytania (ETR): czym różni się od prostego języka i kiedy go stosować
- Dokument, który pomaga też czytnikom ekranu: nagłówki, listy, opisy alternatywne
- Ton i spójność komunikacji
- Głos instytucji lub firmy, ton dopasowany do sytuacji
- Treści informacyjne a treści budujące wizerunek i zaufanie
- Spójność między pismami, stroną www i mediami społecznościowymi
- Wspólne zasady zespołu: lista zasad, słowniczek, wzorce pism
- AI w pracy z prostym językiem
- Upraszczanie, skracanie i porządkowanie tekstu z asystentem AI
- Instrukcja dla AI z zasadami prostego języka i wzorcem tekstu
- Wersje tekstu dla różnych odbiorców
- Weryfikacja wyniku: zgubione warunki, terminy i wyjątki, zmiana sensu, zmyślone informacje
- Dane osobowe i informacje poufne: czego nie wklejać do narzędzi AI
- Ćwiczenie: uproszczenie tekstu z AI i porównanie z wersją przygotowaną samodzielnie
- Warsztat końcowy i wdrożenie
- Przepisanie wybranych tekstów od początku do końca
- Wzajemna recenzja i informacja zwrotna od trenera
- Lista kontrolna dobrego tekstu
- Jak wprowadzać prosty język w zespole: wzorce, przegląd tekstów, mierzenie efektów
Training also available in English .
Przeznaczenie i wymagania
Szkolenie jest przeznaczone przede wszystkim dla osób, które na co dzień piszą teksty dla obywateli, klientów lub współpracowników, zarówno w instytucjach publicznych, jak i w firmach:
- pracowników administracji publicznej: ministerstw, urzędów, agencji i instytucji zarządzających programami i funduszami,
- pracowników banków, ubezpieczycieli i innych firm, którzy przygotowują dla klientów pisma, umowy, regulaminy i informacje o produktach,
- specjalistów ds. komunikacji, promocji, marketingu i informacji oraz redaktorów stron www,
- pracowników obsługi klienta, reklamacji, sekretariatów i biur podawczych,
- osób z działów prawnych i compliance,
- liderów prostego języka i osób odpowiedzialnych za standardy komunikacji w organizacji.
Dla grup na zamówienie realizujemy też skróconą, jednodniową wersję szkolenia.
Od uczestników oczekujemy przede wszystkim tego, że w pracy piszą teksty dla innych: pisma, maile, komunikaty lub treści na stronę. Wykształcenie językowe ani wcześniejsza znajomość zasad prostego języka nie są potrzebne. Do części o AI przyda się podstawowa orientacja w pracy z czatem AI, ale wszystko pokazujemy od początku. Doświadczonym redaktorom i konsultantom prostego języka szkolenie może wydać się zbyt podstawowe.
Certyfikaty
Uczestnicy szkolenia otrzymują imienne certyfikaty sygnowane przez ALX.
Prosty język w urzędach i w firmach
W administracji rządowej prosty język jest standardem komunikacji pisemnej od zalecenia Szefa Służby Cywilnej z grudnia 2020 r. W wielu urzędach działają liderzy prostego języka, a instytucje publikują własne poradniki i wzorce pism. Przepisy o dostępności wymagają od podmiotów publicznych m.in. informacji w tekście łatwym do czytania. Od czerwca 2025 r. wymagania dostępności obejmują też część usług firm: na przykład w bankowości dla klientów indywidualnych informacje mają być zrozumiałe, nie trudniejsze niż poziom B2 europejskiej skali biegłości językowej.
W firmach liczą się też koszty: niezrozumiałe pismo, umowa czy regulamin to dodatkowe telefony na infolinię, reklamacje i błędy klientów.
Czy to szkolenie z ortografii?
Nie. Nie uczymy zasad pisowni ani interpunkcji. To warsztat pisania zrozumiałych tekstów: od perspektywy odbiorcy i struktury informacji, przez zdania i słowa, po ton komunikacji i pracę z AI.
Dlaczego dwa dni?
W kilka godzin można omówić zasady prostego języka, ale trudno je przećwiczyć na różnych typach tekstów. Pierwszy dzień poświęcamy odbiorcy, strukturze tekstu oraz zdaniom i słowom. Drugi to pisma, komunikaty, instrukcje i teksty na stronę, dostępność i język inkluzywny, ton komunikacji, praca z AI i warsztat na tekstach. Duża część obu dni to ćwiczenia z informacją zwrotną od trenera.
Czy prosty tekst nie traci precyzji?
Nie musi. Pokazujemy, jak upraszczać pisma i dokumenty, zachowując elementy wymagane przepisami i precyzję prawną, oraz gdzie są granice upraszczania.
Jak korzystamy z AI?
Asystent AI przyspiesza pracę nad pierwszą wersją tekstu, ale potrafi zgubić warunek, termin albo wyjątek. Uczymy, jak przekazać mu zasady prostego języka, jak sprawdzić wynik i czego nie wklejać do narzędzi AI.